2021年09月07日19:59

カテゴリ: 司法書士業務

電子証明書の継続利用申込

雨も降ることがなく、久しぶりに過ごしやすい１日でした。
しばらくはこのような天気が続きますかね？

さて、先月ですが司法書士電子証明書の有効期限満了のお知らせが届きました。
今となっては仕事をする上で無くてはならない証明書です。
私の場合、業務用ソフトに搭載されている「電子金庫」と言う機能を使い、電子証明書を管理しています。

登記申請、電子定款、本人確認情報等で電子署名をするときも、この電子金庫を開けて電子署名をします。

私の電子証明書の有効期限は2021年12月４日となっています。

発行完了までに１か月から２か月かかるとのことなので、９月３日に継続利用申込をしました。
まぁ、私の性格上、通常ならお知らせが届いたら、すぐにでも継続利用申込をするところなのですが、今回は届いてから１か月程度たってからの申し込みとなりました。

と言うのも、金融機関からの案件で「登記識別情報提供様式」をリユースしている案件があります。
共同根抵当権の極度額増額変更を繰り返している案件なのですが、登記識別情報が100ほどありまして。
毎回、登記識別情報提供様式を作成するのも面倒なので、以前使った登記識別情報提供様式を使いまわししているわけです。

本人確認情報を作成してしまえばラクなのですが、１人なかなか直接面談をするのがムズカシイ方がいて、本人確認情報は作成できません。
そんなわけで、登記識別情報提供様式を提供して登記申請をしています。

今回も、極度額増額変更登記の依頼があったタイミングで、司法書士電子証明書の有効期限満了のお知らせが届きました。
電子証明書の継続利用申込をして、万が一登記手続きが終わる前に新しい電子証明書が発行されてしまうと、以前作成をした登記識別情報提供様式が使えなくなってしまうので、登記手続きが完了した段階で電子証明書の継続利用申込をしたわけです。

いずれにしても、発行完了までに１か月から２か月かかりますから、早めに継続利用申込をした方が良いですね。
詳細はこちらから。

2021年08月12日21:42

カテゴリ: 司法書士業務

書籍２冊

今週は火曜日から今日までを在宅リモートワークとしました。
自宅のパソコンから事務所のパソコンの全ての操作ができるし、FAXもメールで受信できるので問題ナシです。
ちなみにパソコンの電源をON/OFFすることもできます。

と、思ったのですが連日在宅と言うわけにはいきませんでした。
先週末に金融機関の担当者から「書類が10日には揃いそうです」と言われていましてね。
予定どおり火曜日に「書類が揃いました」と連絡アリ。

午後から金融機関に行き、書類を受領。
事務所に行ったら相続登記の書類も届いていたので、金融機関の根抵当権極増と相続登記を申請しました。
ただ、昨日と今日は完全に在宅リモートワークでしたけどね。

さて、最近購入した書籍を２冊ほど。
１冊目はこちら。

商業登記ハンドブック〔第4版〕

松井信憲

商事法務

2021-07-30

言わずと知れた「商業登記ハンドブック」の最新版です。
スーパー・ファストトラック・オプションあたりの内容まで盛り込まれています。
まぁ、旧版から変更となっている部分もあるので、情報のアップデートですね。

２冊目はこちら。

会社議事録・契約書・登記添付書面のデジタル作成実務Q&A 電子署名・クラウドサインの活用法

日本加除出版

2021-04-08

最近、書類のデジタル作成を導入している会社が増えつつあるので内容を理解するのにちょうど良い１冊かと思われます。
執筆協力が「弁護士ドットコム株式会社」と「株式会社リーガル」なんですけどね。

今年の３月に複合機を入れ替えたのですが、その時の契約がクラウドサインでした。

それと“権”を使っているのでリーガルも馴染みがある会社ですしね。
15日までに読み終わると思います。

と言うことで、当事務所も明日から15日までは夏休みです。
ゆっくり過ごそうと思います。

2021年05月28日23:33

カテゴリ: 司法書士業務

閉鎖事項を確認したい

取引先の税理士事務所から新規の会社の紹介がありました。
依頼内容としては、定款の整理と本店移転です。

登記情報を確認してみましたが、最後の登記が平成27年でした。
平成27年に定款変更をしているような感じだったので、代表取締役に定款と法人税申告書の別表二をメールで送ってもらいました。

取締役の任期は10年。
一番古い取締役の就任年月日が平成18年だったので、すでに任期満了退任しています。
平成27年に定款変更をした際に、取締役の入れ替えもあったようなので、それ以前の状態も気になりました。
そこで、閉鎖事項証明書を取得して以前の登記の変遷を確認しました。

今回のように閉鎖事項を確認したい場合、登記情報では対応できないんですよね。
登記情報と登記事項証明書の閉鎖事項の扱いは同じではありません。

登記事項証明書の方はこのようになっています。

上記画像の赤線の部分が今回知りたかった内容となります。

そして、登記情報の方はこのようになっています。

つまり、清算結了・合併消滅・他管轄へ本店移転など、登記簿全体が閉鎖された物しか取得することができません。

同じデータから引っ張って来るのに、なぜ登記情報では登記事項証明書と同じ内容を取得するように出来ないんでしょうかね？
取得する際に「現在・履歴・閉鎖」をラジオボタンで選択するようにして、それに対応したデータを引っ張るようにするのはムズカシイのでしょうか？

その内、対応していただけることを期待しております。

2021年05月27日20:51

カテゴリ: 司法書士業務

公告をする方法

少し前のことですが、合併登記の依頼を受けました。
そして、合併登記の依頼から数か月前に公告をする方法の変更登記の依頼を受け、登記を完了させていました。

合併に限らず、資本の額の減少の場合などもそうですが、債権者保護手続きとして、知れたる債権者に個別催告をしなければならないのが原則です。
この個別催告が必要なときに必ず聞かれるのが「どこまでの範囲で催告をする必要がありますか？」ではないでしょうか。

この個別催告を回避する方法として、官報と定款に定められている日刊新聞紙または電子公告をした場合は、知れたる債権者に対する個別催告は不要となります。

今回の場合、存続会社が定款で定められている公告をする方法は「日刊工業新聞」でしたが、消滅会社は「官報」でした。
そこで、合併をする前に消滅会社の公告をする方法を官報から日刊工業新聞に変更をしたわけです。

事前に公告をする方法を変更しておいたことにより、存続会社・消滅会社ともにダブル公告をしたので、知れたる債権者への個別催告を省略することができました。

ところで今回、公告をする方法として定めた「日刊工業新聞」。

存続会社も消滅会社も、まったくこの新聞に縁のあるような業種ではありません。

以前にも、まったく関係が無さそうな業種の会社の登記記録で、日刊工業新聞を公告をする方法として定めているのを見たことがあります。

その後に聞いた話ですが、この日刊工業新聞は比較的掲載しやすい料金で公告をすることが出来るようですね。
詳細な掲載料は調べていないのですが、今後の依頼者への提案材料として調べておこうと思います。

2021年05月26日19:20

カテゴリ: 司法書士業務

電子署名

先日、事務所の複合機を入れ替えたときに、販売店の契約書が電子文書となっていました。
送信されてきた文書には電子署名もされていました。
しかし、実際に普段仕事をしていて文書に電子署名をすることって少ないですよね？
私が電子署名をするのは登記手続きのときぐらいです。

登記手続に添付することが可能な署名方法には２つの種類があります。

１つは「電子署名付きのPDFファイル」。
これは、以前から行われている署名方法で、署名をするPDFファイルをAcrobatなどで開き、署名ツールを使って署名をする方法です。

もう１つが上記画像の赤枠で囲んだ「署名付きPDFフォルダ」です。
こちらは数年前から利用できるようになりました。
電子署名をするPDFファイルとXML形式の署名情報ファイルを同じフォルダに格納して添付する方法です。
実際のファルダはこのような感じです。

上が電子署名をするPDFファイルで、下が署名情報ファイルです。
「XML署名」と言われる署名方法です。
この方法で電子署名をする場合はAcrobatなどは必要ありません。
https://www.touki-kyoutaku-online.moj.go.jp/static/shomei_guide_200625088.pdf

私の場合ですが、上記のフォルダ画像のとおり、最近はXML署名を利用しています。
法務省の「申請用総合ソフト」の署名ツールは使っていないのですが、業務用ソフトを利用しているので簡単に署名できるからです。

また、登記義務者が複数人の場合など、本人確認情報のPDFファイルが複数になった場合でもXML署名ならまとめて署名をすることができますからね。
もっとも複数人の本人確認情報のPDFファイルを１つのファイルで作成すればPDFファイル署名でも１回の署名で済みますけどね。

ただ、私の業務範囲でXML署名を使えるのは、本人確認情報と合同会社等の電子定款ぐらいでしょうかね？
と言うのも、「署名付きPDFフォルダ」を添付できるのは不動産登記と商業法人登記だけなんです。

特に電子公証手続きでは従前どおり「電子署名付きのPDFファイル」しか添付することができないので、電子定款の認証依頼をするときにはXML署名の「署名付きPDFフォルダ」を添付しないように注意をする必要がありますね。

2021年05月25日19:41

カテゴリ: 司法書士業務

大手町合同庁舎３号館

今日も東京は暑い１日でした。
明日は気温も下がりそうですが、梅雨入りはしばらく先のようですね。

さて、ここのところニュースで話題になっている大手町合同庁舎３号館。
自衛隊が運営している、新型コロナウイルスワクチン大規模接種センターとなっていますね。

今日もニュースで紹介されていましたが、建物の中に入るとルートが色分けされていて、自分が接種を受ける場所に行くには色に従って進めば、エレベーターも色分けされているので、迷うことなく接種フロアまでたどり着けるみたいですね。

そんな大手町合同庁舎３号館の映像を見ていると懐かしく感じてしまいます。
私世代より上の方だとご存知だと思いますが、2001年まで大手町合同庁舎３号館には東京法務局が入っていました。
今の九段に移転する前ですね。

受験申請をしたのも、筆記試験合格発表を見に行ったのも、口述試験を受けたのも、最終合格発表を見に行ったのもここでした。
まぁ、学生の頃から父親の仕事の手伝いで行っていたし、開業後も仕事で行っていましたけどね。

東京法務局が九段に移転してからは一度も行っていませんが、建物の老朽化もあり、ほとんどのスペースが空室になっていたようですね。
だからこそ大規模接種センターの会場にすることができたのでしょうね。

「駅の出口から会場まで行くのが大変」と言う声も多いようですが、私世代より上の世代の司法書士や土地家屋調査士だと、これほど行き方が分かりやすい会場も無いかも知れませんね。

2021年05月24日19:21

カテゴリ: 司法書士業務

理事の定数を減員したい

定期的に役員変更の依頼を受けている法人がいくつかあります。
今回、依頼があったのは事業協同組合です。
内容は、役員変更に伴い、定款で定められている理事の定数を９名から８名に減員したいとのこと。

事業協同組合の定款変更に関しては、行政庁の認可を受けなければ効力が発生しません。
つまり、あらかじめ理事の定数変更による定款変更のための総会を開催し、定款変更につき行政庁の認可を受けた後に、役員変更のための総会を開催する必要があります。

しかし、今回の依頼は理事の定数減員による定款変更決議と役員変更決議を同一の総会で行いたいと言うことでした。
前述のとおり、定款変更の効力は行政庁の認可により発生しますので、定数減員による定款変更決議をした段階では効力が発生していません。
つまり、変更後の人数の理事しか選任しない場合、定款に違背することになりますよね。

とは言っても、短期間のうちに総会を２回開催するのが困難な場合もあるのではないでしょうかね？
可能なら、今回の依頼のように１回の総会で決議をしたいところです。
方法としては２つですかね。

まずは１つ目。
役員変更決議と定数減員による定款変更決議をします。
理事は従前の規定のとおり９名選任します。
その後、定款変更の効力が発生した後に理事１名が辞任します。
うん、私の中では不自然ですね。

次にもう１つの方法。
定数減員による定款変更決議と役員変更決議をします。
役員変更決議は「理事選任の効力は、定款変更の効力発生の時に生じる。」旨の期限付きの選任決議とします。
または「定款変更の効力発生の時をもって就任の承諾をする。」旨の就任承諾でも良いですよね。
そして、理事は変更後の規定のとおり８名選任します。
その後、定款変更の効力が発生したときに役員変更の効力も発生します。

今回は、２つ目の方法で手続きを進めます。

2021年05月22日18:09

カテゴリ: 司法書士業務

「面識があるとき」とは？

今日はどんよりとした土曜日でした。
休みでしたが珍しく仕事をしました。
原則として、休みに日には仕事をしませんので。

さて、本人確認情報のことでも。
本人確認情報を作成する場合、ほとんどの場合が「面識なし」だと思います。
私も「面識あり」で作成をしたことは数回しかありません。

ケースとしては、一度本人確認情報を提供して登記申請をした依頼者の別の登記申請を再度したときと、設立登記から関与した常に取引がある会社の登記申請をしたときです。
この「面識があるとき」の要件については、不動産登記事務取扱手続準則の第49条に規定されています。

（資格者代理人による本人確認情報の提供）

第49条　規則第72条第１項第２号の申請人の氏名を知り、かつ、当該申請人と面識があるときとは、次に掲げるときのうちのいずれかとする。

（１）資格者代理人が、当該登記の申請の３月以上前に当該申請人について、資格者代理人として本人確認情報を提供して登記の申請をしたとき。

（２）資格者代理人が当該登記の申請の依頼を受ける以前から当該申請人の氏名及び住所を知り、かつ、当該申請人との間に親族関係、１年以上にわたる取引関係その他の安定した継続的な関係の存在があるとき。

しかし、その内容に関する具体的な説明がされている資料って、あまり無くないですか？
例えば、「当該登記の申請の３月以上前に当該申請人について、資格者代理人として本人確認情報を提供して登記の申請をしたとき」となっていますが、なぜ「３月以上前」なのか？とか。

これに関しては以前「月刊登記情報」に連載されていた「逐条解説　不動産登記事務取扱手続準則」に解説がありました（登記情報第598号　2011年９月号）。

ちなみに、この連載は１冊にまとまり、書籍として発刊されています。

以下、引用させていただきます。

〔なぜ「３月以上前」？〕

資格者代理人が、資格者代理人としてその申請人についての本人確認情報を提供して登記の申請をしていたときは、当該申請の際に堅実な本人確認をしているはずであり、また、本人確認情報を提供してした登記から３か月を経過し、その後特段の問題がないときは、先に行われた本人確認についても特段の問題がないと考えられるからである。

〔「親族関係」とは？〕
ここにいう「親族関係」とは、親族関係があると同時に、少なくとも年賀状等のやりとりをするなど、住所を知り、かつ、親族として継続的な交流がある場合に限られる。したがって、親族関係があるが、遠方にいて、一度も会ったことのないような者や現住所を知らない者については、ここでいう面識がある親族関係には当たらない。

〔「１年以上にわたる取引関係」とは？〕

「１年以上にわたる取引関係」とは、1 年以上前から継続的に年に数回の登記等の申請を受任しているような場合や、従前から会社等と顧問契約をし、継続的な相談を受け、代表者とも年に数回会っている場合等をいい、例えば、３か月前に、登記名義人の住所の変更の登記の申請を１回受任したとか、半年前から、登記事項証明書の請求を継続的に受任している等の場合は、該当しない。

〔「その他の安定した継続的な関係」とは？〕

「その他の安定した継続的な関係」の例として、同級生等が考えられるが、この場合でも、現在においても住所を知り、時には会っている程度の交流がある必要がある。同級生ではあるが、単に名前を知っているだけで、卒業以来交流がなく、現住所を知らない者は、ここでいう「安定した継続的な関係」には該当しない。このほか、商工会議所や各種同好会等、同じ団体に所属し、住所を知り、継続的な交流がある者や、同じ自治会の住人で、住所を知り、自治会の会合等でふだんからよく会っている者などが考えられる。

実はこの件に関しては、私も司法書士仲間から聞かれて、改めて内容の確認をしました。
人から聞かれないと、なかなか自分では気づかないことって多いですよね。

2021年05月21日19:20

カテゴリ: 司法書士業務

またもや忘れられた

利益相反取引の依頼を受けることがよくあります。
親会社と100%子会社が多数あるグループがありまして。
毎回毎回こんな感じで利益相反の判定をしています。
①当事者に○を付ける。
②○から相手の会社の代表者に線を伸ばし代表者に○を付ける。
③○を付けた代表者から自社の役員に線を戻し同一役員がいたら○を付ける。

受検時代から変わらずやっています。
基本は大事にしたいと思っています。

さてここからが本題ですが、商業登記の本支店一括申請のこと。
支店の登記事項が限られているので最近では滅多にすることが無くなりましたが、今回も本店移転登記に利用しました。

この本支店一括ですが、過去にも法務局のミスがありまして。

この時は、支店管轄の法務局が処理を忘れていました。

そして「過去にも」と書いたのは、今回もだからです。
本店管轄の法務局では登記手続きが完了したのですが、数日たっても支店の方が【登記手続中】にならなくてね。
あ、これは「会社・法人情報取得」をすると、登記中なら【登記手続中】と表示されるからわかります。

まず、本店管轄の法務局に電話を問い合わせました。
案の定、「支店管轄に通知をするのを忘れていました。今、通知しました。」と。
まぁ、謝罪はしてくれましたけどね。

なんか、本店の管轄で登記が完了すると、オンラインで支店管轄に通知するみたいですね。
通知を受けた支店管轄の法務局は、支店の登記をするようです（前回はこれを忘れられました）。
と言うことで、先ほど無事に【登記手続中】となりました。

本支店一括申請は、１申請で２か所登記ができるから便利なことは便利ですが、２回も法務局のミスがあると次はどうしようか？と考えてしまいますね。

2021年05月20日20:11

カテゴリ: 司法書士業務

職印証明書

今日もドンヨリとした天気の一日でしたね。
今日はクルマでの外出しかなかったので、雨の影響もありませんでした。

さて、職印証明書のことでも。
職印証明書の制度ができたのは、平成17年の不動産登記法改正の時ですね。
もしかすると、それ以前にも単位会によっては独自の職印証明書が存在していたのかも知れませんけど。

そんな職印証明書ですが、制度ができたころは手元に数枚用意をしておいて、３か月ごとに新しい証明書を取り直していました。
その後、不動産登記で特例方式の登記申請ができるようになったころから、全く職印証明書を使わなくなってしまいましたね。

私の場合、職印証明書を使用する場面が本人確認情報を提供する時しかありません。
今となっては書面申請をすることも少ないので、本人確認情報を作成するときもPDFで作成をして電子署名をして提供しています。

それと、書面申請をする場合でも本人確認情報をPDFで作成して、電子署名をしたファイルをCD-Rに収めて登記申請書と一緒に提供すれば良いわけですからね。
恥ずかしながら、制度ができたころはこの方法に気づかず、手元に発行後３か月以内の職印証明書を用意していたわけです。

そんな感じで、今後は滅多に使うことが無い職印証明書ですが、東京会では間もなく会員専用サイトから取得することができるようになります。
今までは、職印証明請求書・職印カード・定額小為替・返信用封筒を郵送して取得していましたから、便利になると思います。