保存期間

早いもので１月も下旬に入りました。
どうですかね？今年に入って、仕事面は忙しいですか？？
私の事務所は「忙しい」と言うほどではないですね。

さて、もう一つの方のブログにも書いたのですが、昨年末に思いつき、今月に入ってから事務所の断捨離をしています。
もう、処分をする物はほぼ処分をしましたので、だいぶ事務所内がスッキリしました。

この断捨離に伴い、もう一つやったことが保存文書の明確化です。
原則として「７年」を基準に、各保存文書を再度整理し直しました。

まず事件簿ですね。
これは昨年の司法書士法施行規則の改正により、保存期間が変更となりました。
改正前は「閉鎖後５年間保存」でしたが、改正後は「閉鎖後７年間保存」となっています。

領収書の副本の保存期間は「作成の日から３年間保存」することになっています。
これは従来から３年間だったので変更があったわけではありませんが、事件簿と同様に７年間の括りで整理をしました。

本人確認記録や事件記録ですが、この保存期間に関しては10年となっています。
が、これに関しては例外として過去の記録をすべて保存してあります。
多くはありませんが、10年以上前の資料を確認することもありますからね。
再度ファイルを見直し、取り出しやすいように整理をし直しました。

最後に帳簿書類等です。
これらの保存期間は、確定申告期限の翌日から７年間です。
保存期間の起算点は異なりますが、事件簿・領収書と一括して管理をしようと思います。

実際のところ、これらの書類に関しては、多くが司法書士業務用ソフトや会計ソフトで、もっと過去にさかのぼった物までデータとして保存されています。
とりあえず今回は、すぐに見られるように手元に置いておきたい「７年分」を「紙」として整理をしてみました。

2021年仕事始め

新年あけましておめでとうございます。
こっちのブログはすっかり更新頻度が少なくなっています。
おそらく、今年もこんな感じで更新をして行くと思います。

さて、昨年を振り返ってみて、私の主業務に関して変化が大きかったことと言えば、電子定款の認証手続きがやりやすくなったことでしょうか？
テレビ電話による定款認証ですね。

実は電子定款の制度ができてから、今まで利用をしていた近場の公証役場ではなく、都心の公証役場を利用していました。
理由は近場の公証役場に指定公証人がいなかったからです。

その後、近場の公証役場でも電子定款の認証ができるようになったので、ここ数年は再度近場の公証役場を利用していました。
が、テレビ電話による認証手続きができるようになってからは、また都心の公証役場を利用するようになりました。
都心の公証役場の方が臨機応変に対応してもらえるし、公証役場まで行かなくても良くなりましたからね。

ところで、今日が仕事始めの方も多いと思いますが、年始回りをして見ると、まだまだ休んでいる事業所が多いですね。
とりあえず、金融機関や士業など、今日から開いているところは挨拶に行きました。

毎年年始の挨拶をしに行っても、先方も挨拶回りに出ていて、担当者に会えない会社もあるのですが、今年は珍しく会社にいらっしゃって、挨拶をすることができました。
「今日いらっしゃるなんて珍しいですね〜」と言うと、丸の内や大手町の企業から今年は挨拶に来ないように言われたそうです。

今日も東京は月曜日では最多の感染者数となりました。
緊急事態宣言の発出も検討中とか。
なかなか見通しを立てることができにくい2021年となりそうですが、本年も引き続きよろしくお願いいたします。

加除式の書籍に思うこと

涼しい日が続いていますね。
土日は天気もぐずつきそうな感じです。


さて、今度の月曜日が最終回のドラマ「SUITS／スーツ２」。
見ていると、ん？と思うことが多々あります。
内容もそうですが、小道具とかもね。
例えば、幸村代表の席の後ろに、おそらく会社法だと思うのですが、加除式書籍が３冊だけ置いてあります。
なんか、不自然ですよね。

そんな加除式の書籍ですが、以前に比べると少なくなりましたが、私の事務所では今でも３冊利用していました。
過去形なのは、今日の夕方に２冊になったからです。

まぁ、どの本も頻繁とは言わないまでも、チョット調べごとをするときには使っています。
ちなみにすべて不動産登記の書籍です。

そんな中の１冊なんですけど、今年だけで３回の差し替えが届きました。
今日、３回目が届いたんですけどね。
一昨年の購入した書籍ですが、年に３回の差し替えは珍しいです。

で、年間でどれぐらいの料金になっているかを確認してみました。
１回目。

２回目。

３回目。

特に今回は9,820円と、かなり高額な料金でした。
この書籍には年間で21,813円支払ったことになります。


新品で購入すると15,400円なんですよねー。
確かに加除式なので、情報のアップデート料ってことは分かっていますが、それにしても15,400円の書籍に年間で21,813円支払うのはキツイかな。

と言うことで、この書籍の差し替えは今回でおしまい。
５年後ぐらいに新品を購入するかも知れません。

業務用ソフト

私が仕事をする上で手放せない物。
書籍類もそうですが、やはり毎日利用している業務用ソフトではないでしょうか。
事務所パソコンのデスクトップには業務用ソフトのアイコンが並んでいます。


一番利用頻度が高いのは登記業務に使うソフトです。
かつては「サムポローニア」と言うソフトを使っていましたが、バージョンアップの際に色々とありまして、会社法が施行された頃に他のソフトに乗り換えました。

で、それ以来使い続けているソフトが「権」です。
ちなみに「ちから」と読みます。
痒い所に手が届かない場面もありますが、概ね日常業務に不足なく利用をしています。

多分、業務用ソフトを利用していない方には「利用料が高い」と思われている方も少なくないと思います。
確かに、毎月毎月一定額の支出は必要になりますからね。
そう考えると高いのかも知れません。
てか、安くはないです。

では、なぜ業務用ソフト使うのか？ですが、「時間を買う」ためですかね。
例えば、登記情報を取得すれば、不動産の場合は物件情報や登記名義人情報を自動的に取り込めるし、商業法人の場合も登記事項を取り込めるので、入力の間違いを少なくすることができます。

また、申請に必要なデータを入力すれば、登記申請書・登記原因証明情報・委任状等のすべての書類に反映されるので、内容を訂正した場合、それもすべての書類に反映されます。
この点でも間違いを少なくすることができると思います。

その他にも、現状の登記申請方法として、書面申請・QRコード付き申請・オンライン申請の３つの方法がありますが、例えば、最初はオンライン申請をする予定で準備をしていたものの、途中でQRコード付き申請や書面申請に切り替えることになった場合でも、入力データは共通なのでクリックをするだけでそれぞれの申請書を作成することができます。

そんな感じで、余計な手間がかからなくなるので、結果として時間を買っていることになるのではないでしょうかね？
登記業務以外のソフトに関しても同じような感じです。

あ、休眠担保権供託金計算ソフトに関しては、別のベンダーの製品を使っています。
ちなみに、「権」を利用してる場合、同ベンダーの休眠担保権供託金計算ソフトを無料で利用できるので最初は使っていました。

なぜ乗り換えたかと言うと、以前使っていたソフトは「当ソフトウェアは明治33年４月１日以降の計算にのみ対応しています。」となっていて、利息計算ができないことがあったためです。
その点、今使っているソフトは「明治30年以前の計算にも対応」となっています。

そんなわけで、どれも「安くはない」ソフトなので、１社にこだわらずに使いやすいソフトを使うようにしています。

死因贈与の執行者

今日は暑い一日でしたね。
９月に入り、少しは涼しくなるかと思いましたがもうしばらく残暑が厳しそうです。

さて死因贈与の話でも。
死因贈与契約証書で死因贈与の執行者が指定されている場合は、相続人の協力を要せず受贈者と執行者で所有権移転登記を申請することができます。
しかし、死因贈与契約証書が公正証書か私署証書かによって、執行者の代理権限を証する書面に差異が生じます。

死因贈与契約証書が公正証書の場合は、当該公正証書のみで執行者の代理権限を証する書面となりますが、私署証書の場合は死因贈与契約証書だけでは執行者の代理権限を証する書面にはなりません。
この場合、次の２つのパターンによることになります。

１．死因贈与契約証書に押印した贈与者の印鑑について贈与者の印鑑証明書を添付する。
２．贈与者の相続人全員の印鑑証明書付きの承諾書を添付する。
当然、２の場合には相続人全員と言うことを証する相続証明書も必要になります。
ちなみに、１も２も印鑑証明書に３か月と言う制限はありません。

おそらく、死因贈与契約を締結するような場合、贈与者の相続関係に不安要素がある場合が多いのではないでしょうか？
となると、我々が死因贈与契約締結の段階から相談を受けた場合は将来、速やかに登記までできるようにしておかなければなりませんよね。

まずは、公正証書で死因贈与契約証書を作成することを勧めることでしょうか？
もし、依頼者が公正証書に難色を示すようなら、贈与者には死因贈与契約証書に実印を押印させ、受贈者に贈与者の印鑑証明書を交付してもうらう必要がありますよね。

万一、依頼者が持参した死因贈与契約証書が私署証書で、執行者の定めが無かったり、相続人の協力が得られない場合には、家庭裁判所で執行者を選任してもらうこともできますけどね。

この件に関する参考資料は以下のとおりです。

・登記研究　第566号　131ページ「質疑応答」
・登記研究　第741号　39ページ「実務の視点」
・登記研究　第817号　107ページ「実務の視点」

電子定款の印影

今日は急に雨が降り出したり、すぐに止んだりと、不安定な天気でした。

さて、昨日の電子定款に関連することです。
添付をする定款に代理人である司法書士が電子署名をするわけですが、私が使っている署名ソフトだと「印影」が表示されるようになっています。

まぁ、電子媒体だから印影を表示すること自体がおかしいとは思いますが、電子署名されていることを視認することができるので、安心感はあります。
デジタルとアナログが同居している感じなので、違和感はありますけどね。

おそらく、他の電子署名ソフトでも同じように印影が表示されるのかなー？と思っているのですが、どうなんでしょうか。
で、この印影ですが、私が使っている署名ソフトのデフォルトの印影作成ツールを使うと○型か□型が選べたり、縦書きか横書きを選べたりします。

以前は、このツールで作成した印影を使っていましたが、最近・・・と言っても、結構前からですが、こんな感じにしています。

職印を取り込んで、電子署名の印影としています。
同一情報（紙謄本）にも、モノクロだけどこのように印刷されるので、それらしく見えるのではないかと思います。

先ほども書きましたが、電子媒体なのにヘンなところにこだわってますよね。

パソコンのテレビ電話による電子定款認証

今日は暑くなりましたね。
残暑がキビシイです。
外プールで連日泳いでいる二女は真っ黒に焦げています。

さて、以前、テレビ電話による電子定款認証を利用したことを書きました。
このときはiPadを利用したのですが、その後、Webカメラを購入しました。
と言うことで、今回はパソコンのテレビ電話を利用した電子定款認証となりました。

まぁ、手続きの流れは前回と同じです。
　１．８月24日に公証人に定款の文案をメール送信し、事前確認をしてもらいました。
　２．確認後、８月24日に発起人に委任状等の必要書類に押印をしてもらいました。
　３．８月24日にテレビ電話による定款認証日時を８月26日午前11時に予約をしました。
　４．８月24日に委任状等の必要書類をレターパックプラスにて公証役場に発送。
　５．日本郵便の追跡システムを利用し、書類が８月25日に公証役場に届いたことを確認。
　６．８月25日に公証人からメールにて手数料の入金口座とテレビ電話のアドレスが送られてきました。
　７．８月25日に公証人の指定口座に手数料を送金しました。
　８．８月26日午前11時少し前にメールに記載されていたテレビ電話のアドレスから接続。
　９．私の本人確認資料をカメラに近づけたりして、数分で定款認証が終了。
１０．問題なく電子定款のダウンロードも完了しました。

明日到着の返信用レターパックプラスで、同一情報の提供の書面、申告受理及び認証証明書、領収書が返送されてきます。

前回のときの記事で、カメラの画素数のことを書きました。
前回、iPadを利用したときには、すんなりとできた私の本人確認資料の確認でしたが、今回のパソコンのWebカメラでは若干難航。
文字がぼやけて公証人がなかなか確認をすることができませんでした。
やはり、iPadのカメラの方が性能が良かったです。

それと、利用するブラウザですね。
一応、Chromeを利用することになっています。
同じ支部のお友だちがEdgeでもできたと言っていたので一応試してみましたが、こんな感じ。


そして、私が既定のブラウザとしているIEだとこんな感じ。


私の事務所のパソコン環境も影響しているかもしれませんが、両方ともダメでした。
元々、Chromeもインストールしてあったので、Chromeを利用して問題なく完了しました。

そんな感じで、この方法の定款認証も２回やれば慣れた感じです。
前回も書きましたが、これで日本中の定款認証ができます。
ホントに時間を有効に使えるようになりましたよね。

登記の代理申請と取下げ

相変わらずキビシイ残暑が続いております。
夏休み明けの１週間が終わりましたが、今週は少し長く感じました。
来週で８月もほぼ終わりですね。

さて、取引先の会社から質問をされました。
そこで、改めて根拠を再確認しました。
聞かれた内容は、「司法書士が登記申請をした場合、申請人本人が登記の取下げをすることってできるんですか？」と言うこと。

登記の代理申請と取下げ（登研４３２号）
○要旨　登記を代理人によって申請した場合は、その取下げは、代理人によってするのが相当である。
▽問　登記申請を代理人に委任した場合でも、申請人が登記を中止したいときは代理人を通さないで直接取下げできるでしょうか。
◇答　代理人から取下げするのが相当と考えます。

先例ではなく質疑応答レベルですが、一応上記のような見解が出ています。
ご存知のように登記申請は本人申請が原則です。
そこで、代理人によって登記申請をした場合でも、取下げだけは申請人本人からすることが可能か？ってことですね。

まぁ、代理申請した登記申請が、自分が知らない間に申請人本人から取下げされたらビックリしちゃいますけどね。
しかし、質疑応答の内容は「相当と考えます」と言う何とも曖昧な表現になっています。
「代理人からしかできない」とか「申請人からはできない」と言う内容ではありません。

万一、申請人本人がゴネたら、登記官は取下げを認めちゃうんでしょうかね？
この件に関する先例は、私が探した限り見つかりませんでした。
もし先例があるなら、教えていただけるとありがたいです。

印鑑証明書（添付省略）

連日、暑い日が続いていますね。
来週は夏休みなので、ゆっくり過ごそうと思います。

さて、登記義務者が印鑑証明書を添付するケースで、不動産登記の管轄と登記義務者である会社・法人等の本店・主たる事務所の管轄が同一の場合のこと。

令和２年３月２９日までの不動産登記規則第48条の第１項第１号は・・・
「申請を受ける登記所が、添付すべき印鑑に関する証明書を作成すべき登記所と同一であって、法務大臣が指定した登記所以外のものである場合」
・・・であれば、「印鑑証明書（添付省略）」として登記申請が可能でした。
つまり、印鑑証明書の添付を要しない場合でした。
また、第２項に「前項の指定は、告示してしなければならない。」と規定されていました。

そして、令和２年３月３０日からの不動産登記規則第48条の第１項第１号はと言うと・・・
「法人の代表者又は代理人が記名押印した者である場合において、その会社法人等番号を申請情報の内容としたとき。ただし、登記官が記名押印した者の印鑑に関する証明書を作成することが可能である場合に限る。」
・・・であれば印鑑証明書の添付を要しない場合となり、第２項は削除されました。

これにより、不動産登記の管轄と登記義務者である会社・法人等の本店・主たる事務所の管轄が同一の場合でも「添付省略」と言う概念が無くなりましたね。
管轄が同一の場合でも、印鑑証明書を添付しない場合は、「印鑑証明書（会社法人等番号００００−００−００００００）」と記載する必要があります。

恥ずかしながら、明日申請分の申請書まで「印鑑証明書（添付省略）」として準備をしていました。

やっとWebカメラを購入

前回の記事から２か月弱、放置をしてしまいまいました。
その間に梅雨も明けて、今日も夏空が広がっていましたね。

さて、その前回の記事で書いたエレコムのWebカメラ「UCAM-C750FBBK」。
買うのをやめようかと思ったのですが、やはりパソコンでもカメラが利用できた方が良いと思い買いました。

「価格.com」での最安価格が、一時的に3,674円になったときに通知が来たので、その時に購入しました。
その直後に再度値上がりをして、現時点での最安価格は4,565円となっています。
タイミング良く買えました。

ただ、７月の初めに注文をして、届いたのは今日です。
注文後に届いたメールの配送予定が「メーカー製造しだい」になっていましたからね。
現時点ですでに「在庫残りわずか」となっています。

と言うことで、さっそくディスプレイの上に設置しました。


大きさも邪魔にならないし、マイクも内蔵されているので良い感じですね。
ただ、USB端子がいっぱいになっていました。
端子は６つあるのですが、キーボード、マウス、HDD２台、カードリーダー、バーコードリーダーで塞がっていました。

とりあえず、あまり使わないカードリーダーを外してWebカメラを接続。
問題なく動作しています。
先ほど買ったUSBハブが明日届くので、届きしだい配線をし直します。
今月、定款認証をする予定なので、さっそく利用をしてみようと思います。

それと設置と言えば、このステッカー。


設置していますかね？
私の事務所では先週から設置をしています。
依頼者が安心して来所できるような態勢を整えておきたいですね。