保存期間

早いもので１月も下旬に入りました。
どうですかね？今年に入って、仕事面は忙しいですか？？
私の事務所は「忙しい」と言うほどではないですね。

さて、もう一つの方のブログにも書いたのですが、昨年末に思いつき、今月に入ってから事務所の断捨離をしています。
もう、処分をする物はほぼ処分をしましたので、だいぶ事務所内がスッキリしました。

この断捨離に伴い、もう一つやったことが保存文書の明確化です。
原則として「７年」を基準に、各保存文書を再度整理し直しました。

まず事件簿ですね。
これは昨年の司法書士法施行規則の改正により、保存期間が変更となりました。
改正前は「閉鎖後５年間保存」でしたが、改正後は「閉鎖後７年間保存」となっています。

領収書の副本の保存期間は「作成の日から３年間保存」することになっています。
これは従来から３年間だったので変更があったわけではありませんが、事件簿と同様に７年間の括りで整理をしました。

本人確認記録や事件記録ですが、この保存期間に関しては10年となっています。
が、これに関しては例外として過去の記録をすべて保存してあります。
多くはありませんが、10年以上前の資料を確認することもありますからね。
再度ファイルを見直し、取り出しやすいように整理をし直しました。

最後に帳簿書類等です。
これらの保存期間は、確定申告期限の翌日から７年間です。
保存期間の起算点は異なりますが、事件簿・領収書と一括して管理をしようと思います。

実際のところ、これらの書類に関しては、多くが司法書士業務用ソフトや会計ソフトで、もっと過去にさかのぼった物までデータとして保存されています。
とりあえず今回は、すぐに見られるように手元に置いておきたい「７年分」を「紙」として整理をしてみました。

2021年仕事始め

新年あけましておめでとうございます。
こっちのブログはすっかり更新頻度が少なくなっています。
おそらく、今年もこんな感じで更新をして行くと思います。

さて、昨年を振り返ってみて、私の主業務に関して変化が大きかったことと言えば、電子定款の認証手続きがやりやすくなったことでしょうか？
テレビ電話による定款認証ですね。

実は電子定款の制度ができてから、今まで利用をしていた近場の公証役場ではなく、都心の公証役場を利用していました。
理由は近場の公証役場に指定公証人がいなかったからです。

その後、近場の公証役場でも電子定款の認証ができるようになったので、ここ数年は再度近場の公証役場を利用していました。
が、テレビ電話による認証手続きができるようになってからは、また都心の公証役場を利用するようになりました。
都心の公証役場の方が臨機応変に対応してもらえるし、公証役場まで行かなくても良くなりましたからね。

ところで、今日が仕事始めの方も多いと思いますが、年始回りをして見ると、まだまだ休んでいる事業所が多いですね。
とりあえず、金融機関や士業など、今日から開いているところは挨拶に行きました。

毎年年始の挨拶をしに行っても、先方も挨拶回りに出ていて、担当者に会えない会社もあるのですが、今年は珍しく会社にいらっしゃって、挨拶をすることができました。
「今日いらっしゃるなんて珍しいですね〜」と言うと、丸の内や大手町の企業から今年は挨拶に来ないように言われたそうです。

今日も東京は月曜日では最多の感染者数となりました。
緊急事態宣言の発出も検討中とか。
なかなか見通しを立てることができにくい2021年となりそうですが、本年も引き続きよろしくお願いいたします。