先日、事務所の複合機を入れ替えたときに、販売店の契約書が電子文書となっていました。
送信されてきた文書には電子署名もされていました。
しかし、実際に普段仕事をしていて文書に電子署名をすることって少ないですよね？
私が電子署名をするのは登記手続きのときぐらいです。

登記手続に添付することが可能な署名方法には２つの種類があります。
登記

１つは「電子署名付きのPDFファイル」。
これは、以前から行われている署名方法で、署名をするPDFファイルをAcrobatなどで開き、署名ツールを使って署名をする方法です。


もう１つが上記画像の赤枠で囲んだ「署名付きPDFフォルダ」です。
こちらは数年前から利用できるようになりました。
電子署名をするPDFファイルとXML形式の署名情報ファイルを同じフォルダに格納して添付する方法です。
実際のファルダはこのような感じです。
署名
上が電子署名をするPDFファイルで、下が署名情報ファイルです。
「XML署名」と言われる署名方法です。
この方法で電子署名をする場合はAcrobatなどは必要ありません。
https://www.touki-kyoutaku-online.moj.go.jp/static/shomei_guide_200625088.pdf

私の場合ですが、上記のフォルダ画像のとおり、最近はXML署名を利用しています。
法務省の「申請用総合ソフト」の署名ツールは使っていないのですが、業務用ソフトを利用しているので簡単に署名できるからです。

また、登記義務者が複数人の場合など、本人確認情報のPDFファイルが複数になった場合でもXML署名ならまとめて署名をすることができますからね。
もっとも複数人の本人確認情報のPDFファイルを１つのファイルで作成すればPDFファイル署名でも１回の署名で済みますけどね。

ただ、私の業務範囲でXML署名を使えるのは、本人確認情報と合同会社等の電子定款ぐらいでしょうかね？
と言うのも、「署名付きPDFフォルダ」を添付できるのは不動産登記と商業法人登記だけなんです。
その他

特に電子公証手続きでは従前どおり「電子署名付きのPDFファイル」しか添付することができないので、電子定款の認証依頼をするときにはXML署名の「署名付きPDFフォルダ」を添付しないように注意をする必要がありますね。