新しい電子証明書を取得しました

昨日は雨がよく降った一日でしたね。
今日は過ごしやすい一日でした。
今月も３分の１が終わりましたね。

さて、２か月ほど前に司法書士電子証明書の継続利用のことを書きました。
先週末にメールが届き、本人限定受取郵便の通知が届きました。
一昨日の朝、郵便局で書類を受領してから事務所に出勤して、さっそく新しい電子証明書を取得しました。

段階的になるとは思いますが、この時期に電子証明書有効期限が満了する司法書士が多いと思います。
申し込みから丸々２か月かかりましたので、なるべく早めに継続利用の手続きをすることをオススメします。

そんな電子証明書の手続きですが、５年に一度しかやらない作業なので、何も見ずにチャチャっと行えるものではありません。
まずはこちらのサイトですね。


最新の「電子証明書管理ツール」と「電子証明書管理ツールマニュアル」をダウンロードしました。
あとはマニュアルの「継続利用の申込をする」を読み進めながら手続きをするだけです。
ただ、継続利用の手続き中にエラーが発生する事象があるようです。
その辺も上記サイトに掲載されていますが、どうしても継続利用の申し込みができなくて、新規申し込みをした知り合いもいます。

継続利用の申し込みをして手数料を支払ったら、あとはひたすら発行されるのを待つのみです。
新しい電子証明書が発行され、文書が届いたらマニュアルの「電子証明書を取得する」を読み進めながら電子証明書を取得することになります。

ここが紛らわしいのですが「継続利用」とは今までの電子証明書（以下「旧証明書」）の利用期間が継続されるわけではありません。

あくまでも新しい電子証明書（以下「新証明書」）が発行されます。
つまり、私の場合だと１か月ほど有効期限が2021年12月４日までの旧証明書と今回発行された新証明書が併存していることになります。

新証明書が使えるようになったら新証明書を使って登記申請等をするようにして、逆に旧証明書を使って登記申請等をした手続きが完了するまでは旧証明書も削除せずに残しておいた方が良いでしょうね。

実際の運用の方法は事務所によって違いがあると思います。
法務省のソフトを使っている事務所もあるでしょうし、ベンターのソフトを使っている事務所もありますからね。

私の事務所は業務用ソフトの「権」を利用していますので、電子証明書は「電子金庫」と言うツールを使って管理をしています。


パスワードを入力して、この金庫を開くと電子証明書が格納されています。

今は、新旧２つの電子証明書が格納されています。

電子証明書を電子金庫に格納をした後は、ダウンロードしたパソコン上の電子証明書を削除をして、コピーを保存したUSBメモリーだけを保管しています。
なので、比較的安全かな？と思っています。

と、これだけ書いておけば５年後もこの記事を読めばスムーズに電子証明書の継続利用手続きができるのではないか？と思っています。

テレビ電話による定款認証を利用していますか？

祝日明けの木曜日。
朝から月曜日のような感じがしていた一日でした。

そんな休み明けの日でしたが、今日は株式会社の設立登記の申請をしました。
ところで、テレビ電話による定款認証を利用していますか？
知り合いの司法書士に聞いてみると、まだ利用をしていない方も少なくないような感じがします。
ちなみに私はこの方法が可能になってからは、テレビ電話による定款認証ばかりです。

最初に利用をしたのは去年の６月でした。

最初はパソコンにカメラが付いていなかったので、iPadの「FaceHub」を利用しました。

その後にパソコン用のカメラを購入したので、パソコンを利用しててみました。

しかし、購入をしたWebカメラが500万画素だったせいか、私の本人確認書類（マイナンバーカード）を提示したときに、公証人側で文字が判読しづらい状況になってしまいました。
iPadを利用していたときは、フロントカメラは700万画素なので公証人側で文字が判読しづらいことはありませんでした。

と言うことで、またiPadの「FaceHub」を利用しようと思ったのですが、次のときにiPadの「FaceHub」を起動したところ、アプリは起動するのですが、原因不明で接続ができませんでした。
急遽、パソコンでの認証に切り替えましたが、やはり私の本人確認書類（マイナンバーカード）の文字が判読しづらい状況になりました。

その後にiPadの「FaceHub」を削除→インストールをしてみたのですが、未だに改善していません。
仕方ないので、その次のときはiPhoneの「FaceHub」を利用して定款認証手続きをしました。
私のiPhoneのフロントカメラは1,200万画素なので、文字の判読も問題なしです。
とは言っても、やはりiPhoneだとやりづらいです。

結果、最終的に行き着いた先はiPadの標準ブラウザである「Safari」の利用でした。
一応、日本公証人連合会の推奨環境には「Safari」は無く、パソコンなら「Chrome」でスマホ・タブレットだと「FaceHub」となっています。




しかし試しに「Safari」を利用したところ、何の問題ありませんでした。
と言うことで、今日も「Safari」を利用してiPadで定款認証が完了しました。

上記画像は認証前に接続確認をしたときの画像です。

ちなみに、今回も「スーパー・ファストトラック・オプション」を利用しました。

３つの理由

今週は祝日の月曜日から始まり、明日も祝日と言う生活リズムが良くない１週間となっています。
まぁ、とは言え休めるので明日はゆっくりしようと思っています。

さて、世間的には「マイナンバーカードなんか作らねーよ！」と言う風潮になっている感じですが、司法書士のみなさんはどう感じていますか？
本人確認資料で、マイナンバーカードを提示されることが多くなっていませんかね？

そして、コンビニで取得をした住民票の写しや印鑑証明書を受け取ることも多くなりました。
と言うことは、やはりマイナンバーカードを持っている人が増えてきていると言うことだと思います。

昨日も利益相反取引の添付書類である取締役会議事録に添付する印鑑証明を受け取りましたが、取締役４人中、３人の印鑑証明書がコンビニで取得をした証明書でした。


不動産業者の方に聞かれることがあるのですが、コンビニで取得した住民票の写しや印鑑証明書では手続きをしない司法書士もいるようですね。
まぁ、それぞれの司法書士の考え方によるところなので「みんなちがって、みんないい」と思います。

ちなみに、私がコンビニで取得した住民票の写しや印鑑証明書でも手続きをしている理由は３つです。
１．そのような証明書が発行されていて、法務局でも利用が認められているから。
２．日本の全ての市区町村で発行されている住民票の写しや印鑑証明書の外観（使用されている用紙やレイアウト）を知らないので、コンビニで取得した物の方がある意味では信頼できるから。
３．受け取る時点で赤外線カメラを使って、偽造防止処理の確認をするから。

ちなみに法務局では赤外線カメラを使った偽造防止処理の確認しかしていないようですが、私は裏面のスクランブル画像の復号化もしています。
ただ、事務所で受け取った時はその場で復号化できますが、外出先で受け取った時は事務所に戻ってからになってしまいますけどね。

そんな感じなので、裏面スクランブル画像の復号化は要件から除外をして、前記の３つの理由でコンビニ証明書を受け入れている状況です。

電子証明書の継続利用申込

雨も降ることがなく、久しぶりに過ごしやすい１日でした。
しばらくはこのような天気が続きますかね？

さて、先月ですが司法書士電子証明書の有効期限満了のお知らせが届きました。
今となっては仕事をする上で無くてはならない証明書です。
私の場合、業務用ソフトに搭載されている「電子金庫」と言う機能を使い、電子証明書を管理しています。

登記申請、電子定款、本人確認情報等で電子署名をするときも、この電子金庫を開けて電子署名をします。

私の電子証明書の有効期限は2021年12月４日となっています。

発行完了までに１か月から２か月かかるとのことなので、９月３日に継続利用申込をしました。
まぁ、私の性格上、通常ならお知らせが届いたら、すぐにでも継続利用申込をするところなのですが、今回は届いてから１か月程度たってからの申し込みとなりました。

と言うのも、金融機関からの案件で「登記識別情報提供様式」をリユースしている案件があります。
共同根抵当権の極度額増額変更を繰り返している案件なのですが、登記識別情報が100ほどありまして。
毎回、登記識別情報提供様式を作成するのも面倒なので、以前使った登記識別情報提供様式を使いまわししているわけです。

本人確認情報を作成してしまえばラクなのですが、１人なかなか直接面談をするのがムズカシイ方がいて、本人確認情報は作成できません。
そんなわけで、登記識別情報提供様式を提供して登記申請をしています。

今回も、極度額増額変更登記の依頼があったタイミングで、司法書士電子証明書の有効期限満了のお知らせが届きました。
電子証明書の継続利用申込をして、万が一登記手続きが終わる前に新しい電子証明書が発行されてしまうと、以前作成をした登記識別情報提供様式が使えなくなってしまうので、登記手続きが完了した段階で電子証明書の継続利用申込をしたわけです。

いずれにしても、発行完了までに１か月から２か月かかりますから、早めに継続利用申込をした方が良いですね。
詳細はこちらから。

書籍２冊

今週は火曜日から今日までを在宅リモートワークとしました。
自宅のパソコンから事務所のパソコンの全ての操作ができるし、FAXもメールで受信できるので問題ナシです。
ちなみにパソコンの電源をON/OFFすることもできます。

と、思ったのですが連日在宅と言うわけにはいきませんでした。
先週末に金融機関の担当者から「書類が10日には揃いそうです」と言われていましてね。
予定どおり火曜日に「書類が揃いました」と連絡アリ。

午後から金融機関に行き、書類を受領。
事務所に行ったら相続登記の書類も届いていたので、金融機関の根抵当権極増と相続登記を申請しました。
ただ、昨日と今日は完全に在宅リモートワークでしたけどね。

さて、最近購入した書籍を２冊ほど。
１冊目はこちら。

商業登記ハンドブック〔第4版〕

松井 信憲

商事法務

2021-07-30

言わずと知れた「商業登記ハンドブック」の最新版です。
スーパー・ファストトラック・オプションあたりの内容まで盛り込まれています。
まぁ、旧版から変更となっている部分もあるので、情報のアップデートですね。

２冊目はこちら。

会社議事録・契約書・登記添付書面のデジタル作成実務Q&A 電子署名・クラウドサインの活用法

日本加除出版

2021-04-08

最近、書類のデジタル作成を導入している会社が増えつつあるので内容を理解するのにちょうど良い１冊かと思われます。
執筆協力が「弁護士ドットコム株式会社」と「株式会社リーガル」なんですけどね。

今年の３月に複合機を入れ替えたのですが、その時の契約がクラウドサインでした。

それと“権”を使っているのでリーガルも馴染みがある会社ですしね。
15日までに読み終わると思います。

と言うことで、当事務所も明日から15日までは夏休みです。
ゆっくり過ごそうと思います。

閉鎖事項を確認したい

取引先の税理士事務所から新規の会社の紹介がありました。
依頼内容としては、定款の整理と本店移転です。

登記情報を確認してみましたが、最後の登記が平成27年でした。
平成27年に定款変更をしているような感じだったので、代表取締役に定款と法人税申告書の別表二をメールで送ってもらいました。

取締役の任期は10年。
一番古い取締役の就任年月日が平成18年だったので、すでに任期満了退任しています。
平成27年に定款変更をした際に、取締役の入れ替えもあったようなので、それ以前の状態も気になりました。
そこで、閉鎖事項証明書を取得して以前の登記の変遷を確認しました。

今回のように閉鎖事項を確認したい場合、登記情報では対応できないんですよね。
登記情報と登記事項証明書の閉鎖事項の扱いは同じではありません。

登記事項証明書の方はこのようになっています。

上記画像の赤線の部分が今回知りたかった内容となります。

そして、登記情報の方はこのようになっています。

つまり、清算結了・合併消滅・他管轄へ本店移転など、登記簿全体が閉鎖された物しか取得することができません。

同じデータから引っ張って来るのに、なぜ登記情報では登記事項証明書と同じ内容を取得するように出来ないんでしょうかね？
取得する際に「現在・履歴・閉鎖」をラジオボタンで選択するようにして、それに対応したデータを引っ張るようにするのはムズカシイのでしょうか？

その内、対応していただけることを期待しております。

公告をする方法

少し前のことですが、合併登記の依頼を受けました。
そして、合併登記の依頼から数か月前に公告をする方法の変更登記の依頼を受け、登記を完了させていました。

合併に限らず、資本の額の減少の場合などもそうですが、債権者保護手続きとして、知れたる債権者に個別催告をしなければならないのが原則です。
この個別催告が必要なときに必ず聞かれるのが「どこまでの範囲で催告をする必要がありますか？」ではないでしょうか。

この個別催告を回避する方法として、官報と定款に定められている日刊新聞紙または電子公告をした場合は、知れたる債権者に対する個別催告は不要となります。

今回の場合、存続会社が定款で定められている公告をする方法は「日刊工業新聞」でしたが、消滅会社は「官報」でした。
そこで、合併をする前に消滅会社の公告をする方法を官報から日刊工業新聞に変更をしたわけです。

事前に公告をする方法を変更しておいたことにより、存続会社・消滅会社ともにダブル公告をしたので、知れたる債権者への個別催告を省略することができました。

ところで今回、公告をする方法として定めた「日刊工業新聞」。

存続会社も消滅会社も、まったくこの新聞に縁のあるような業種ではありません。

以前にも、まったく関係が無さそうな業種の会社の登記記録で、日刊工業新聞を公告をする方法として定めているのを見たことがあります。

その後に聞いた話ですが、この日刊工業新聞は比較的掲載しやすい料金で公告をすることが出来るようですね。
詳細な掲載料は調べていないのですが、今後の依頼者への提案材料として調べておこうと思います。

電子署名

先日、事務所の複合機を入れ替えたときに、販売店の契約書が電子文書となっていました。
送信されてきた文書には電子署名もされていました。
しかし、実際に普段仕事をしていて文書に電子署名をすることって少ないですよね？
私が電子署名をするのは登記手続きのときぐらいです。

登記手続に添付することが可能な署名方法には２つの種類があります。


１つは「電子署名付きのPDFファイル」。
これは、以前から行われている署名方法で、署名をするPDFファイルをAcrobatなどで開き、署名ツールを使って署名をする方法です。


もう１つが上記画像の赤枠で囲んだ「署名付きPDFフォルダ」です。
こちらは数年前から利用できるようになりました。
電子署名をするPDFファイルとXML形式の署名情報ファイルを同じフォルダに格納して添付する方法です。
実際のファルダはこのような感じです。

上が電子署名をするPDFファイルで、下が署名情報ファイルです。
「XML署名」と言われる署名方法です。
この方法で電子署名をする場合はAcrobatなどは必要ありません。
https://www.touki-kyoutaku-online.moj.go.jp/static/shomei_guide_200625088.pdf

私の場合ですが、上記のフォルダ画像のとおり、最近はXML署名を利用しています。
法務省の「申請用総合ソフト」の署名ツールは使っていないのですが、業務用ソフトを利用しているので簡単に署名できるからです。

また、登記義務者が複数人の場合など、本人確認情報のPDFファイルが複数になった場合でもXML署名ならまとめて署名をすることができますからね。
もっとも複数人の本人確認情報のPDFファイルを１つのファイルで作成すればPDFファイル署名でも１回の署名で済みますけどね。

ただ、私の業務範囲でXML署名を使えるのは、本人確認情報と合同会社等の電子定款ぐらいでしょうかね？
と言うのも、「署名付きPDFフォルダ」を添付できるのは不動産登記と商業法人登記だけなんです。


特に電子公証手続きでは従前どおり「電子署名付きのPDFファイル」しか添付することができないので、電子定款の認証依頼をするときにはXML署名の「署名付きPDFフォルダ」を添付しないように注意をする必要がありますね。

大手町合同庁舎３号館

今日も東京は暑い１日でした。
明日は気温も下がりそうですが、梅雨入りはしばらく先のようですね。

さて、ここのところニュースで話題になっている大手町合同庁舎３号館。
自衛隊が運営している、新型コロナウイルスワクチン大規模接種センターとなっていますね。

今日もニュースで紹介されていましたが、建物の中に入るとルートが色分けされていて、自分が接種を受ける場所に行くには色に従って進めば、エレベーターも色分けされているので、迷うことなく接種フロアまでたどり着けるみたいですね。

そんな大手町合同庁舎３号館の映像を見ていると懐かしく感じてしまいます。
私世代より上の方だとご存知だと思いますが、2001年まで大手町合同庁舎３号館には東京法務局が入っていました。
今の九段に移転する前ですね。

受験申請をしたのも、筆記試験合格発表を見に行ったのも、口述試験を受けたのも、最終合格発表を見に行ったのもここでした。
まぁ、学生の頃から父親の仕事の手伝いで行っていたし、開業後も仕事で行っていましたけどね。

東京法務局が九段に移転してからは一度も行っていませんが、建物の老朽化もあり、ほとんどのスペースが空室になっていたようですね。
だからこそ大規模接種センターの会場にすることができたのでしょうね。

「駅の出口から会場まで行くのが大変」と言う声も多いようですが、私世代より上の世代の司法書士や土地家屋調査士だと、これほど行き方が分かりやすい会場も無いかも知れませんね。

理事の定数を減員したい

定期的に役員変更の依頼を受けている法人がいくつかあります。
今回、依頼があったのは事業協同組合です。
内容は、役員変更に伴い、定款で定められている理事の定数を９名から８名に減員したいとのこと。

事業協同組合の定款変更に関しては、行政庁の認可を受けなければ効力が発生しません。
つまり、あらかじめ理事の定数変更による定款変更のための総会を開催し、定款変更につき行政庁の認可を受けた後に、役員変更のための総会を開催する必要があります。

しかし、今回の依頼は理事の定数減員による定款変更決議と役員変更決議を同一の総会で行いたいと言うことでした。
前述のとおり、定款変更の効力は行政庁の認可により発生しますので、定数減員による定款変更決議をした段階では効力が発生していません。
つまり、変更後の人数の理事しか選任しない場合、定款に違背することになりますよね。

とは言っても、短期間のうちに総会を２回開催するのが困難な場合もあるのではないでしょうかね？
可能なら、今回の依頼のように１回の総会で決議をしたいところです。
方法としては２つですかね。

まずは１つ目。
役員変更決議と定数減員による定款変更決議をします。
理事は従前の規定のとおり９名選任します。
その後、定款変更の効力が発生した後に理事１名が辞任します。
うん、私の中では不自然ですね。

次にもう１つの方法。
定数減員による定款変更決議と役員変更決議をします。
役員変更決議は「理事選任の効力は、定款変更の効力発生の時に生じる。」旨の期限付きの選任決議とします。
または「定款変更の効力発生の時をもって就任の承諾をする。」旨の就任承諾でも良いですよね。
そして、理事は変更後の規定のとおり８名選任します。
その後、定款変更の効力が発生したときに役員変更の効力も発生します。

今回は、２つ目の方法で手続きを進めます。